Programa de reativação para pacientes inativos

Mulher no telefone ao dentista

Um paciente que não voltou dentro de 18 meses ou mais pode estar prestes a se tornar um ex-paciente. Ainda que você tenha uma abundância de pacientes novos chegando ao consultório, iniciar um programa de reativação faz muito sentido no competitivo mercado odontológico de hoje. Siga este processo:

1. Comece identificando os pacientes inativos.

Caso você não tenha feito o monitoramento dos pacientes inativos, solicite que sua equipe revise e classifique os registros de todos os pacientes, criando um banco de dados daqueles que não estiveram no consultório por 18 a 36 meses (pacientes ausentes há mais de três anos dificilmente retornarão). Para evitar procrastinação, defina um prazo de 30 dias para concluir essa etapa.

2. Considere oferecer um incentivo para o retorno do paciente.

Para incentivar o retorno do paciente ao consultório, prepare-se para oferecer um exame ou uma limpeza “gratuitos”, com a intenção de verificar se surgiu algum problema de saúde bucal desde a última visita do paciente. Se forem marcadas para horários vagos da agenda, essas consultas custarão a você pouco ou nada, mostrarão que se preocupa com o paciente e, sendo otimista, retomarão a relação paciente/dentista. Se você estiver hesitante em fazer esta oferta, tente reativar pacientes sem ela e, se os resultados decepcionarem, adicione o incentivo.

3. Faça ligações com roteiro para pacientes inativos.

Faça um roteiro que inclui os principais pontos da mensagem, como preocupação com a saúde bucal do paciente, disponibilidade de horários para consulta, incentivos oferecidos (se apropriado), atualização de informações de contato, etc., e treine a equipe para usá-lo corretamente. Separe blocos de tempo para a realização das ligações de reativação e estabeleça cotas de quantas ligações cada membro da equipe deve fazer toda semana. Quando possível, ligue para telefones celulares. Caso não consiga falar com os pacientes, continue o acompanhamento por três semanas.

4. Envie e-mails ou cartas para aqueles que não foram encontrados por telefone.

Prepare mensagens padronizadas, usando diversos dos mesmos pontos que compõem o roteiro para telefone, para os pacientes que não foram encontrados por telefone. Os pacientes que não responderem aos e-mails ou cartas resultantes provavelmente deverão ser removidos da lista de pacientes ativos.

5. Quando os pacientes reativados voltarem, receba-os com entusiasmo.

Em suas reuniões diárias, alerte a equipe sobre os pacientes que estão voltando, para que todos trabalhem para que sintam-se bem-vindos e, assim, aumentar a probabilidade de reatar o relacionamento.

Ao final, esse programa de reativação aumentará a produção com baixo custo e fortalecerá a base do consultório para estabilidade e crescimento futuros.
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Este recurso foi fornecido pelo Levin Group, uma empresa líder em consultoria dental e que fornece sistemas inovadores para gerenciamento e marketing, resultando em aumento na indicação de pacientes, produção e lucratividade, e diminuindo o estresse. Desde 1985, dentistas confiam nos serviços de consultoria dental do Levin Group para aumentar a produção.