Seis melhorias para reuniões eficazes

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Frequentemente, reuniões ganham a má reputação de serem desperdícios de tempo. Mas não precisa ser assim. De fato, reuniões eficazes podem ser uma ferramenta poderosa para compartilhar informações, antecipar problemas, aumentar a motivação e, por fim, construir uma equipe mais forte. O Levin Group recomenda que os consultórios dos clientes realizem dois tipos de reuniões recorrentes: reuniões matinais e reuniões mensais da equipe.

As reuniões matinais, que o Levin Group chama de Reuniões diárias de negócios, devem durar de dez a quinze minutos, concentrar-se nos eventos do dia e ocorrer antes da consulta do primeiro paciente. As reuniões mensais da equipe devem durar de 60 a 90 minutos e servir como fórum para trabalhar questões maiores, como documentação e implementação de sistemas.

Para melhorar as reuniões no consultório, siga estas seis etapas:

1. Estabeleça uma programação de reuniões

Reuniões matinais devem ocorrer no início de cada dia. Reuniões da equipe devem ocorrer entre cada quatro ou seis semanas. Reserve o tempo dedicado às reuniões da equipe para o ano inteiro. Isso demonstra para a equipe que você considera essa reunião uma prioridade e ajudará a evitar que seja esquecida ou ignorada.

2. Crie uma pauta para a reunião

As pessoas gostam de saber o que as aguarda. Se receberem uma pauta antecipadamente, podem se preparar para participar. No caso de reuniões da equipe, envie a pauta com uma semana de antecedência; assim, os participantes podem fazer o “dever de casa” antes da reunião. Além disso, as pautas evitam que a equipe fuja do assunto.

3. Atenção ao horário

Inicie e termine a reunião pontualmente. Isso transmite a mensagem de que você valoriza o tempo de todos. Você não quer que sua equipe fique esperando o início da reunião ou saia correndo para os respectivos lugares porque a reunião passou do horário.

4. Faça anotações

Indique um membro da equipe para registrar o que for discutido. Ao final da reunião, esse membro da equipe deve ler em voz alta todas as atribuições. Isso permite que os participantes saibam o que devem fazer antes da próxima reunião.

5. Atribua responsabilidades

Como seu consultório poderá corrigir problemas e enfrentar desafios se ninguém for responsabilizado? As reuniões oferecem uma excelente oportunidade de delegar tarefas aos membros apropriados da equipe. Por exemplo, se houver um problema no agendamento de pacientes para consultas de limpeza, designe um higienista e uma coordenadora da recepção para sugerir soluções antes da próxima reunião.

6. Monitore o progresso

Em cada reunião, revise a entrega de tarefas das reuniões passadas. Solicite relatórios de progresso sobre as tarefas atribuídas. Se os itens tiverem sido concluídos, risque-os. Caso contrário, a equipe pode pensar em formas de acelerar a conclusão. A revisão do progresso a cada reunião cria uma sensação de urgência que incentiva os membros da equipe a fazerem as coisas dentro do prazo.

Conclusão

Reuniões são uma ferramenta fundamental para aumentar o sucesso do consultório. Elas são uma oportunidade para tirar a atenção do trabalho diário, mesmo que por alguns minutos, para que todos possam vislumbrar o panorama geral. Essas seis etapas ajudarão você a realizar reuniões mais eficazes no consultório.

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Este recurso foi fornecido pelo Levin Group, uma empresa líder em consultoria dental e que fornece sistemas inovadores para gerenciamento e marketing, resultando em aumento na indicação de pacientes, produção e lucratividade, e diminuindo o estresse. Desde 1985, dentistas confiam nos serviços de consultoria dental do Levin Group para aumentar a produção.