Como melhorar a cobrança de pacientes com planos odontológicos

Planos odontológicos tornaram-se comuns na maior parte dos consultórios atualmente. Os dentistas, que um dia debatiam se deveriam aceitar planos odontológicos, se concentram em quais planos devem aceitar, e como alcançar receitas suficientes apesar dos baixos (e cada vez mais baixos) reembolsos pagos pelos planos.

Um aspecto do sucesso no trabalho com planos odontológicos são as cobranças. A fim de maximizar a receita de pacientes com planos odontológicos, seu consultório deve abordar duas áreas: envio de pedidos de reembolso e a cobrança de coparticipações e outras despesas e tarifas que ficam por conta dos pacientes segurados.

Crie um sistema eficiente para o envio de pedidos de reembolso

Muitos consultórios passam por dificuldades financeiras devido à ineficiência no envio de pedidos de reembolso. Embora seja raro que a receita obtida se perca totalmente devido a sistemas inadequados, o fluxo de caixa do consultório pode ser significativamente prejudicado, e os custos associados à cobrança podem reduzir profundamente a receita. Isso sem falar no estresse causado pelo “vai e vem” com as empresas de planos odontológicos.

Há diversas técnicas para melhorar as cobranças de planos odontológicos:

• Enviar os pedidos diariamente. Pode parecer mais eficiente “acumular” pedidos de vários dias antes de enviá-los, mas cada dia perdido dessa forma tem um impacto negativo em sua situação financeira.

• Peça a dois membros da equipe para revisarem os pedidos antes de enviá-los. Um erro administrativo da sua parte fará com que o pedido seja devolvido para ser reenviado, atrasando consideravelmente o pagamento. Assim que o membro da equipe responsável por protocolar os pedidos preencher os formulários necessários, um segundo membro deverá revisá-los para ver se estão corretos.

• Entre em contato com o plano odontológico no primeiro dia de atraso dos reembolsos. Não há motivo para ser complacente quando se trata de seguradoras de saúde. Ao primeiro sinal de atraso, entre em contato para (a) ver se há algum problema impedindo o pagamento, para que você possa corrigi-lo rapidamente e (b) transmitir a mensagem de que você não tolerará falhas por parte deles ao cumprir com o acordado.

Estabeleça e aplique políticas claras de pagamento para os pacientes

Mesmo pacientes segurados precisam realizar pagamentos diretamente ao consultório com frequência, sejam coparticipações ou tarifas não cobertas pelo plano odontológico. Certifique-se de que todos os pacientes compreendam que tais pagamentos devem ocorrer no momento da prestação do serviço. Se as obrigações não forem cumpridas, prepare-se para iniciar o esforço de cobrança “Regra de três”: um telefonema de lembrete uma vez por semana durante três semanas, seguido por um e-mail uma vez por semana durante três semanas e, por fim, uma carta uma vez por semana durante três semanas. Ao longo desse processo, poucos pacientes deixarão de fazer o pagamento.

Com sistemas em vigor para viabilizar a cobrança oportuna das quantias devidas ao seu consultório por parte das seguradoras de saúde e dos pacientes segurados, você poderá manter um bom fluxo de caixa e baixos níveis de estresse.