Use técnicas modernas para confirmação de consultas

Cancelamentos de última hora e não comparecimentos podem comprometer seus melhores esforços para um aumento de produção, deixando espaços não ocupados em sua agenda. Isso sempre será um problema, como é em outros tipos de empresas, mas com dedicação e sistemas adequados é possível reduzir o índice de não comparecimento para 1% ou menos. Estratégias para incentivar a colaboração dos pacientes nessa área variam, desde agregar valor às consultas até um “novo treinamento” dos pacientes. Todas merecem ser implementadas, mas nenhuma pode ser comparada às técnicas de confirmação em termos de rapidez e eficácia.

Hora de repensar como você confirma as consultas?

Se você não atualizou a abordagem de confirmação nos últimos dois ou três anos, provavelmente há espaço para melhoria. As tecnologias de comunicação estão mudando rapidamente, e as pessoas, incluindo seus pacientes, estão se adaptando. Algumas técnicas mais antigas, como o envio de cartões postais ou ligações feitas manualmente para telefones fixos, não compensam em termos de custo-benefício, muitas vezes não envolvem os pacientes o suficiente e, portanto, devem ser substituídas. Nesse momento, as melhores opções para confirmação das consultas são:

• Chamadas telefônicas para celulares – Elas poderão ser feitas pela sua coordenadora da recepção (ou outro membro da equipe) ou podem ser automatizadas. A probabilidade de os pacientes atenderem as chamadas para celulares é muito maior, e, mesmo que não atendam, os sistemas de correio de voz dos celulares geralmente são muito mais confiáveis e fáceis de usar.

• E-mails – Mesmo as pessoas que se adaptaram mais tarde às novas tecnologias já aprenderam a usar e confiam nos e-mails para uma comunicação em tempo hábil. Pense nisso como uma substituição moderna para os cartões-postais como lembrete, que ainda podem ser úteis, embora sejam mais trabalhosos e mais caros.

• Mensagens de texto – Este é o método atual “mais moderno” para entrar em contato com as pessoas ocupadas por meio de uma simples mensagem de confirmação. Você pode enviar mensagens manualmente, porém é mais prático usar sistemas automatizados, que também podem oferecer diversas outras ferramentas úteis para o gerenciamento do consultório.

Ao reformular sua metodologia de confirmação com ferramentas modernas, você poderá reduzir seu índice de não comparecimento para 1% ou menos. Tenha em mente, no entanto, que você precisará, inevitavelmente, rever este assunto sempre que novas tecnologias de comunicação surgirem para o público em geral.