Tornando todos os dias um dia ideal com um modelo de agendamento de trabalho

Nenhum outro sistema de gerenciamento de consultório influencia mais o sucesso que o agendamento de consultas. Ele determina o dia de todos e tem uma influência direta na produtividade e nos níveis de estresse. Por esses motivos, muitos dentistas vêm adotando um modelo de agendamento de trabalho de “dia ideal” para guiar a coordenadora da recepção no agendamento de pacientes.

A sua opinião sobre um dia perfeito no consultório será diferente, de alguma forma, das opiniões de outros dentistas. No entanto, as opiniões provavelmente terão algumas características em comum, como ritmo constante, transições tranquilas, pouquíssimos não comparecimentos (se houver), baixo estresse e alta produção. Para que a maioria dos dias seja como esse, siga estes passos:

1. Determine exatamente quanto tempo você demora durante os procedimentos. Se ainda não realizou nenhum estudo sobre a duração dos procedimentos nos últimos anos, seu consultório pode estar calculando mal o tempo que geralmente precisa para a realização de um tratamento em um ritmo produtivo, porém não frenético.
2. Mude para um agendamento com incrementos de dez minutos, caso ainda não tenha feito isso. Em comparação com as unidades antigas de quinze minutos, esta abordagem permite que você e sua equipe aloquem o tempo de modo mais preciso, reduzindo o risco de passarem do tempo programado ou de ficarem ociosos entre um paciente e outro, o que, nos dois casos, cria um tipo de estresse.
3. Crie um modelo que permita a otimização do seu desempenho. Qual é a melhor hora do dia para a realização de procedimentos mais desafiadores? Quantos horários na agenda você deve alocar, em média, para ver pacientes novos ou para lidar com emergências em uma semana? Ao responder perguntas como essas, você definirá um dia ideal para você e sua equipe. Desenvolva um modelo que demonstre essas preferências e treine sua equipe para fazer o máximo para segui-las.
4. Permita que as higienistas e as assistentes conduzam você de uma sala de tratamento para outra. Este é o seu consultório odontológico; porém se você as deixar responsáveis pelo seu dia, conseguirá melhorar o ritmo, a eficiência e a produtividade.


5. Atualize seu sistema de confirmação para uma maior eficácia. Aproveite as vantagens das últimas tecnologias de comunicação, além de um roteiro excelente, para garantir o comparecimento da maioria dos pacientes (99% é um objetivo realista) no horário marcado.