Melhoria do sistema de agendamentos por meio de estudos sobre a duração dos procedimentos

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Um sistema de agendamentos eficiente mantém todos do consultório (dentista, equipe e pacientes) caminhando em um ritmo constante, na direção correta e no tempo certo. No entanto, se a coordenadora de agendamentos alocar uma quantidade de tempo incorreta para diversos procedimentos, todo o sistema fracassará.

Se alocar um tempo muito curto, você se atrasará e poderá se encontrar acelerando o trabalho enquanto os pacientes se acumulam na recepção. Se alocar muito tempo, vai se deparar com um outro tipo de estresse, abalado pelo fato de saber que poderia ter marcado mais pacientes para uma maior produção naquele dia, se não fossem as consultas marcadas nos horários errados.

Por sorte, existe um jeito fácil de resolver esse problema: conduzindo estudos sobre a duração dos procedimentos.

Tirando as suposições dos agendamentos

Você demora o mesmo tempo hoje como há 10 anos para realizar o mesmo procedimento? Quanto tempo a nova tecnologia de imagens realmente economiza do higienista? O treinamento permitiu aos assistentes trabalharem com maior agilidade?

A questão é, tudo muda… suas habilidades e as da sua equipe, os procedimentos clínicos, as tecnologias e os materiais utilizados em seu consultório, etc. Se você (ou sua coordenadora de agendamentos) tentar adivinhar a duração de cada consulta, há uma grande probabilidade de erro em várias dessas suposições.

O único modo de remediar esse problema é por meio da realização de estudos sobre a duração dos procedimentos sempre que seu consultório passar por mudanças que possam alterar o tempo gasto em diversas tarefas. Siga estes passos:

  1. Liste todos os procedimentos recorrentes de modo geral, não apenas os relacionados ao seu trabalho, mas os relacionados ao trabalho do higienista, dos assistentes e de outros membros da equipe.

  2. Registre quanto tempo levará para realizar esses serviços. Os resultados vão variar, é claro. Por isso, você deve verificar o tempo de dez casos de cada, para depois calcular o tempo médio deles.

  3. Dê a lista com a duração dos tratamentos para a coordenadora de agendamentos, que será responsável pela marcação das consultas com base nos fatos atuais e documentados, em vez de suposições e ideias desatualizadas.

Muitos dentistas que conduzem esses estudos simples de duração ficam surpresos com os resultados (que provam o quão valiosos são) e satisfeitos quando as agendas diárias não são mais pontuadas por momentos de aceleração ou ociosidade.

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Este recurso foi fornecido pelo Levin Group, uma empresa líder em consultoria dental e que fornece sistemas inovadores para gerenciamento e marketing, resultando em aumento na indicação de pacientes, produção e lucratividade, e diminuindo o estresse. Desde 1985, dentistas confiam nos serviços de consultoria dental do Levin Group para aumentar a produção.