Expandindo sua capacidade produtiva com técnicas de agendamento

Pacientes na sala de espera dentária

Embora o dia tenha apenas algumas horas, isso não deve limitar a capacidade produtiva do seu consultório como você pode acreditar. Por meio de uma combinação comprovada de técnicas de agendamento, é possível aumentar sua produção diária sem ter que fazer hora extra. É tudo uma questão de tempo e coordenação de equipe.

Para conseguir encaixar confortavelmente mais profissionais de odontologia em sua programação diária, implemente estas melhorias:

  • Agende horários com incrementos de dez minutos para uma maior eficiência. Em comparação às unidades de quinze minutos, os incrementos de dez minutos dão à sua coordenadora de agendamentos a capacidade de alocar tempo de maneira mais precisa para procedimentos clínicos (com base em estudos de tempo atualizados). Essa precisão reduz o período improdutivo da agenda, possibilitando o encaixe de mais profissionais de odontologia no mesmo intervalo de tempo.

  • Alterne entre as cadeiras. Coordene as consultas de modo a mudar com tranquilidade de uma sala ou área de tratamento para outra constantemente. Seus assistentes devem ser treinados para preparar os próximos casos antes da sua chegada, para que o tempo produtivo não seja desperdiçado. Obviamente, você precisará de, pelo menos, duas cadeiras de tratamento para usar essa técnica. Após as duas cadeiras atingirem sua capacidade máxima, uma terceira cadeira poderá ser adicionada para lidar com excedentes e emergências.

  • Determine os tempos ideais do dia para procedimentos diferentes. Em vez de preencher aleatoriamente os espaços na agenda, estabeleça um “dia ideal” para orientar sua coordenadora de agendamentos, já que ela marcará os horários dos pacientes. Para a maioria dos dentistas, isso significa bloquear horários da manhã para casos de alta produção, agrupando os casos semelhantes o máximo possível para maior eficiência.

  • Melhore a colaboração dos pacientes. Os melhores planejamentos de agenda podem ser arruinados por pacientes que chegam depois do horário marcado ou que nem aparecem. Para garantir um aproveitamento máximo da capacidade expandida, (a) use roteiros para agregar valor às consultas na mente dos pacientes, (b) melhore as técnicas de confirmação e (c) reduza o número de não comparecimentos e atrasos “treinando novamente” os pacientes para uma maior colaboração.

Ao assumir uma abordagem científica em relação ao agendamento, incluindo as estratégias expostas aqui, você poderá aumentar a capacidade produtiva do seu consultório sem aumentar o estresse ou a fadiga.
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Este recurso foi fornecido pelo Levin Group, uma empresa líder em consultoria dental e que fornece sistemas inovadores para gerenciamento e marketing, resultando em aumento na indicação de pacientes, produção e lucratividade, e diminuindo o estresse. Desde 1985, dentistas confiam nos serviços de consultoria dental do Levin Group para aumentar a produção.